Обычно по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной — ее срочность. В результате в квадрате A оказываются самые важные и срочные задачи (которые следует выполнять в первую очередь), а в квадрате D — те задачи, которые можно без проблем отложить. Его часто называют «квадратом кризисов» и «квадратом авралов». Сюда попадают срочные дела, от которых напрямую зависит наше благополучие. Это различные «судьбоносные» задачи и встречи, а также проблемы, связанные с главными ценностями (здоровьем, семьей, безопасностью).
Чаще всего создателем метода называют Стивена Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей». Здесь находятся задачи, не соответствующие нашим ценностям и не несущие негативных последствий за невыполнение. При этом часто эти дела кажутся нам самыми симпатичными за счет своей приятности и простоты.
Независимо от того, упоминали ли они о Матрице Эйзенхауэра открыто или нет, эти успешные личности используют ее принципы для управления своим временем. Их триумфы являются свидетельством способности различать срочность и важность и соответственно расставлять приоритеты задач. Как автор, мотивационный оратор и лайф-коуч, Тони РоббинсЕго философия тесно связана с матрицей Эйзенхауэра.
Например, отвечать на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, а ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная. Эти истории успеха иллюстрируют универсальность и силу матрицы Эйзенхауэра в контексте бизнеса. Также стоит подумать о внедрении средств автоматизации на рабочем месте.
Квадрат «важно И Срочно»
Если негативных последствий при откладывании задачи нет, то она не срочная. Не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные задачи помогает матрица Эйзенхауэра. Это метод тайм-менеджмента, который позволит правильно расставить приоритеты в делах. Известно, что Эйзенхауэр, разработавший матрицу, был самым продуктивным президентом США.
Да, несколько цифровых инструментов и приложений используют матрицу Эйзенхауэра, включая Trello, Eisenhower.me и Todoist. Матрица Эйзенхауэра, хотя и проста на первый взгляд, может быть подвержена недопониманию и неправильному применению. Используя этот блестящий инструмент тайм-менеджмента, крайне важно избегать нескольких распространенных ошибок.
К этой категории относятся мелкие бытовые дела, хронофаги, развлечения и различные спонтанные желания. Во-вторых, дела из квадрата A — это зачастую вовремя не выполненные дела из квадрата B. Например, владелец интернет-магазина долго откладывает исправление ошибок на сайте.
Всегда будут происходить ситуации, которые нельзя предсказать и которыми сложно управлять. Но если таких задач оказалось больше всего и вы начинаете работать в авральном режиме, это может привести к выгоранию, стрессу и эмоциональному перенапряжению. В зависимости от ответов нужно распределить задачи по соответствующим квадратам. Они не отвлекают от основных целей, как задачи из следующей категории.
Учитывая колоссальную ответственность, которую несла каждая из этих ролей, Эйзенхауэру было не привыкать к принятию решений под огромным давлением. Ему нужен был способ проанализировать огромное количество задач и решений, определив, что требует его немедленного внимания, а что можно делегировать или отложить. Таким образом, он разработал простой, но эффективный метод расстановки матрица Эйзенхауэра приоритетов, который позже стал известен как принцип Эйзенхауэра. В приложении есть четыре уровня приоритетности, которые соответствуют четырем квадратам матрицы Эйзенхауэра. Так можно задать свой уровень приоритета и свой цвет делам из каждого квадрата. Опасность в том, что сроки по этим задачам не горят, а значит, дела из второго квадрата человек может постоянно откладывать.
Когда закончите все, что попало в первый квадрат, можно вернуться к остальным делам. После этого советуем пересмотреть матрицу и поставить больший приоритет стратегическим задачам, которые недавно пришлось отложить. Если один из квадратов сильно перевешивает остальные, это может привести к дисбалансу и дискомфорту в жизни руководителя. В каждом поле должно быть не более восьми дел на неделю. Точное количество будет зависеть от вашей эффективности и сложности задач. В квадрат «Срочно и важно» могут попадать дела, которые внезапно возникли из-за форс-мажора или кризиса.
Этот квадрат называют «стратегическим», поскольку он напрямую связан с постановкой и достижением целей. Сюда попадают задачи по саморазвитию и повседневная работа над важными проектами. Дела из этого квадрата стоит либо вообще не делать, либо откладывать до того момента, когда все остальные дела сделаны. Часто считают, что дела в квадрате С — основа отдыха. При планировании отдыха мы можем брать дела из этого квадрата, однако большая часть отдыха — это все-таки дела из других квадратов. Дела из квадрата В следует делать регулярно и в четко отведенное для этого время.
Принцип Матрицы Задач Эйзенхауэра
Суть матрицы Эйзенхауэра — разграничение срочности и важности — остается сегодня столь же актуальной, как и во времена президента Эйзенхауэра. Однако его реализация развивалась интересным образом благодаря цифровым достижениям. Помните, что матрица Эйзенхауэра — это инструмент, предназначенный для помощи в управлении временем и принятии решений, а не для увеличения вашего стресса. Избегайте этих распространенных заблуждений и ошибок, и вы будете на верном пути к максимальной продуктивности и достижению сбалансированного образа жизни.
- В то время как другие инструменты сосредоточены на различных аспектах управления временем, матрица Эйзенхауэра однозначно подчеркивает как срочность, так и важность.
- Если в вашей работе или жизни преобладают дела, которые относятся к авральному квадранту, значит, что-то идёт не так и требует изменения, либо вы неверно расставляете приоритеты.
- Особо следует отметить, что зачастую бывает сложно точно определить важность задачи.
- Ненужные дела, которые больше всего отвлекают от целей и по-настоящему важных проектов.
- Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови.
Алексей ускоряется, стремится к максимальной эффективности, забывает про семью и досуг, при этом список не становится короче. Если загонять себя дальше, можно выгореть, но так и не разобраться с делами. В итоге времени для запуска второй кампании не остаётся.
Примером таких задач может стать помощь коллеге в работе. Несомненно, оказывать поддержку сотрудникам, работающим с вами плечо к плечу, важно, но это не должно мешать выполнению собственных рабочих задач. В разделе «Статистика» можно найти сводную информацию по задачам из каждой очереди. Также есть учёт временных затрат — функцию можно использовать, например, для расчёта почасовой оплаты сотрудников.
Поэтому следует постоянно напоминать себе о низкой важности этих задач и стараться не тратить на них слишком много времени. Основная проблема этого квадрата заключается в том, что его легко перепутать с квадратом A. Из-за особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает нашу жизнь. Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать и долго откладывать, это может обернуться еще большими неприятностями.
Значительные достижения Маска в различных отраслях подчеркивают эффективность этого подхода. Автор бестселлеров и предприниматель Тим Феррис упомянул использование матрицы Эйзенхауэра в своей практике управления временем. Феррис, известный своими экспериментами с продуктивностью и эффективностью, считает, что матрица помогла ему сосредоточиться на важных видах деятельности и исключить менее важные задачи. Его многочисленные успешные предприятия и влиятельные статьи демонстрируют преимущества этого подхода.
Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных. Еще одним способом использования матрицы Эйзенхауэра является анализ выполненных задач.
Существует иллюзия, будто задачи в матрице должны быть выполнены строго в определенном порядке. В действительности матрица Эйзенхауэра является не правилом, а советом. Как ее использовать — решать нам, ориентируясь на свои собственные потребности.
Сервис бесплатен, если в команде до десяти пользователей. Облачная версия стоит 333 рубля в месяц за человека, коробочная версия — 579 рублей за человека при плате за год. С помощью матрицы мы можем определить приоритетные задачи, и в первую очередь выполнять те, которые влияют на личную эффективность. Например, пролистывание ленты соцсетей или уборка квартиры – не всегда являются главными в жизни.
Она сосредотачивается на срочных и важных делах, поэтому часто может приводить к выгоранию или прокрастинации от количества срочных и важных задач. Расставляя задачи по блокам матрицы Эйзенхауэра, обратите внимание, в каком квадрате их наибольшее количество. Последовательно решайте задачи из каждого квадрата.
Сюда попадает проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Вопреки этим небольшим недостаткам, которые с опытом становятся минимальными, матрица успешно помогает справляться с заданиями и достигать высоких результатов в работе.